合同法务部自2018年9月国际部优化调整后由原法律合同部更名为合同法务部,并对部门职能进行了相应调整,目前在职人员5名。作为合同法务工作的归口管理部门,合同法务部结合上级单位对不同合同性质的评审和监管要求,按照各部门的重新定位和调整,通过优化管理权限,修订了主合同、分包合同和本部合同等三个合同管理办法,完善了合同专用章、授权管理、属地法务及外聘律所管理办法,形成相应的评审模板、会签单、流程图及统计报表,以指导和规范事业部现阶段合同法务管理工作。
随着基础建设工作的深入开展,这些管理办法将在专家的指导下进行阶段性修订。此外,在原来已经推广使用的指导性分包合同范本、咨询服务协议模版基础上,配合市场开发工作形成了6份协议模板和1份长期合作协议应用指南、将11个国家涉及公司法、合同法、劳工保护等方面的212份法律文本收录进法律法规库;将24个国际项目典型案例分析收录进案例库;针对分包履约保函、暂停施工、防范知识产权等常见问题出具了3期法律风险提示并收录进知识库中。针对市场开发、财务融资、人力及综合行政等业务领域出具了39份法律意见书。
了解了基础建设的推进情况,我们就可以回答篇头提出的三个问题了——想要搞好合同法务的基础建设,必须得弄清楚合同法务的“三基”。
不要说语言能力,那是入门条件。合同法务从业人员的基本功之一是合同评审。合同评审是对最终达成一致的交易进行确认和评估的过程。
四是要通过梳理,尽可能提前发现潜在的执行和经营风险,并组织提出应对措施;
五是要看合同约定是否存在违法或者违反内部规章制度而导致合同无效或违规的情况。基本功之二是底线思维。
合规管理就是底线思维的实现载体。企业经营管理三个层级,顶层战略方向、中层管理规则、底线合规经营。作为国际工程企业的合同法务人员,要理解战略方向,掌握游戏规则,监管经营底线。
有不理解的人会抱怨合同会签流程流于形式,殊不知看上去流于形式的问题并不是来源于流程本身,而是流程环节上的输入价值没有充分体现。合同会签流程上明确会签部门包括申请部门和专业部门以及最终决策者的角色。
申请部门应该将合同的基本信息高度提炼说明以便于审核,并确保合同会签后的执行责任;
专业部门应该投入时间精力去提出有价值的意见或建议,并确保其专业意见在合同中得到体现;
最终决策者对合同要有全面的理解和关键风险的把握,并确保有能力承担决策后果。
如果大家各司其职并谨慎敬业,作为国有企业规定动作的合同会签流程,就能够协调上下资源与项目管理团队一起形成合力,起到助推而不是阻力的作用。因此,完善流程基准线是基础建设的重要工作,说多无益,务实投入是关键。
基本范例库包括通过统一的合同范本指导合同起草和修改、通过选取内外部项目执行中的合同履行纠纷典型案例进行分析形成指导意见、通过回国人员汇报交流制度沉淀优秀的合同法务管理经验树立管理典范、通过本部比选和项目实践形成外部律所或律师资源库等一系列动作,固化合同法务工作的智力成果,形成共享资源。基本范例库的形成是一个长期过程,需要各个海外单位的持续支持和合同法务人员的高度重视。
依法治企为企业健康经营之本,合同管理贯穿国际项目始终。要有这个理念,才会重视这项工作,企业或者项目的经营才有保障。合同法务的基础建设工作,本着持续深入,精益求精的态度,每一个阶段性成果,都是下一个阶段的起点。